Excel表格的25招必學(xué)秘技

或許你現已在Excel中完結過(guò)上百張財政報表，或許你已運用Excel函數完結過(guò)上千次的雜亂運算，或許你認為Excel也不過(guò)如此，乃至了無(wú)新意。但咱們素日里無(wú)數次重復的稱(chēng)心如意的運用辦法只不過(guò)是Excel悉數技巧的百分之一。本專(zhuān)題從Excel中的一些不為人知的技巧下手，領(lǐng)會(huì )一下關(guān)于Excel的異樣風(fēng)情。

一、讓不同類(lèi)型數據用不同色彩顯現

在薪酬表中，假如想讓大于等于2000元的薪酬總額以“赤色”顯現，大于等于1500元的薪酬總額以“藍色”顯現，低于1000元的薪酬總額以“棕色”顯現，其它以“黑色”顯現，咱們能夠這樣設置。

1.翻開(kāi)“薪酬表”作業(yè)簿，選中“薪酬總額”地點(diǎn)列，履行“格局→條件格局”指令，翻開(kāi)“條件格局”對話(huà)框。單擊第二個(gè)方框右側的下拉按鈕，選中“大于或等于”選項，在后邊的方框中輸入數值“2000”。單擊“格局”按鈕，翻開(kāi)“單元格格局”對話(huà)框，將“字體”的“色彩”設置為“赤色”。

2.按“增加”按鈕，并模仿上面的操作設置好其它條件(大于等于1500，字體設置為“藍色”；小于1000，字體設置為“棕色”)。

3.設置完結后，按下“斷定”按鈕。

看看薪酬表吧，薪酬總額的數據是不是按你的要求以不同色彩顯現出來(lái)了。

二、樹(shù)立分類(lèi)下拉列表填充項

咱們常常要將企業(yè)的稱(chēng)號輸入到表格中，為了堅持稱(chēng)號的一致性，運用“數據有效性”功用建了一個(gè)分類(lèi)下拉列表填充項。

1.在Sheet2中，將企業(yè)稱(chēng)號按類(lèi)別(如“工業(yè)企業(yè)”、“商業(yè)企業(yè)”、“個(gè)別企業(yè)”等)別離輸入不同列中，樹(shù)立一個(gè)企業(yè)稱(chēng)號數據庫。

2.選中A列(“工業(yè)企業(yè)”稱(chēng)號地點(diǎn)列)，在“稱(chēng)號”欄內，輸入“工業(yè)企業(yè)”字符后，按“回車(chē)”鍵進(jìn)行承認。

模仿上面的操作，將B、C……列別離命名為“商業(yè)企業(yè)”、“個(gè)別企業(yè)”……

3.切換到Sheet1中，選中需求輸入“企業(yè)類(lèi)別”的列(如C列)，履行“數據→有效性”指令，翻開(kāi)“數據有效性”對話(huà)框。在“設置”標簽中，單擊“答應”右側的下拉按鈕，選中“序列”選項，鄙人面的“來(lái)歷”方框中，輸入“工業(yè)企業(yè)”，“商業(yè)企業(yè)”，“個(gè)別企業(yè)”……序列(各元素之間用英文逗號離隔)，斷定退出。

再選中需求輸入企業(yè)稱(chēng)號的列(如D列)，再翻開(kāi)“數據有效性”對話(huà)框，選中“序列”選項后，在“來(lái)歷”方框中輸入公式：=INDIRECT(C1)，斷定退出。

4.選中C列恣意單元格(如C4)，單擊右側下拉按鈕，挑選相應的“企業(yè)類(lèi)別”填入單元格中。然后選中該單元格對應的D列單元格(如D4)，單擊下拉按鈕，即可從相應類(lèi)別的企業(yè)稱(chēng)號列表中挑選需求的企業(yè)稱(chēng)號填入該單元格中。

提示：在今后打印報表時(shí)，假如不需求打印“企業(yè)類(lèi)別”列，能夠選中該列，右擊鼠標，選“躲藏”選項，將該列躲藏起來(lái)即可。

三、樹(shù)立“常用文檔”新菜單

在菜單欄上新建一個(gè)“常用文檔”菜單，將常用的作業(yè)簿文檔增加到其間，便利隨時(shí)調用。

1.在東西欄空白處右擊鼠標，選“自定義”選項，翻開(kāi)“自定義”對話(huà)框。在“指令”標簽中，選中“類(lèi)別”下的“新菜單”項，再將“指令”下面的“新菜單”拖到菜單欄。

按“更改所選內容”按鈕，在彈出菜單的“命名”框中輸入一個(gè)稱(chēng)號(如“常用文檔”)。

2.再在“類(lèi)別”下面任選一項(如“刺進(jìn)”選項)，在右邊“指令”下面任選一項(如“超鏈接”選項)，將它拖到新菜單(常用文檔)中，并模仿上面的操刁難它進(jìn)行命名(如“薪酬表”等)，樹(shù)立第一個(gè)作業(yè)簿文檔列表稱(chēng)號。

重復上面的操作，多增加幾個(gè)文檔列表稱(chēng)號。

3.選中“常用文檔”菜單中某個(gè)菜單項(如“薪酬表”等)，右擊鼠標，在彈出的便利菜單中，選“分配超鏈接→翻開(kāi)”選項，翻開(kāi)“分配超鏈接”對話(huà)框。經(jīng)過(guò)按“查找規?！庇覀鹊南吕粹o，定位到相應的作業(yè)簿(如“薪酬.xls”等)文件夾，并選中該作業(yè)簿文檔。

重復上面的操作，將菜單項和與它對應的作業(yè)簿文檔超鏈接起來(lái)。

4.今后需求翻開(kāi)“常用文檔”菜單中的某個(gè)作業(yè)簿文檔時(shí)，只需翻開(kāi)“常用文檔”菜單，單擊其間的相應選項即可。

提示：雖然咱們將“超鏈接”選項拖到了“常用文檔”菜單中，但并不影響“刺進(jìn)”菜單中“超鏈接”菜單項和“常用”東西欄上的“刺進(jìn)超鏈接”按鈕的功用。

四、制造“專(zhuān)業(yè)符號”東西欄

在修改專(zhuān)業(yè)表格時(shí)，常常需求輸入一些特別的專(zhuān)業(yè)符號，為了便利輸入，咱們能夠制造一個(gè)歸于自己的“專(zhuān)業(yè)符號”東西欄。

1.履行“東西→宏→錄制新宏”指令，翻開(kāi)“錄制新宏”對話(huà)框，輸入宏名?如“fuhao1”?并將宏保存在“個(gè)人宏作業(yè)簿”中，然后“斷定”開(kāi)端錄制。選中“錄制宏”東西欄上的“相對引證”按鈕，然后將需求的特別符號輸入到某個(gè)單元格中，再單擊“錄制宏”東西欄上的“中止”按鈕，完結宏的錄制。

模仿上面的操作，逐個(gè)錄制好其它特別符號的輸入“宏”。

2.翻開(kāi)“自定義”對話(huà)框，在“東西欄”標簽中，單擊“新建”按鈕，彈出“新建東西欄”對話(huà)框，輸入稱(chēng)號——“專(zhuān)業(yè)符號”，斷定后，即在作業(yè)區中呈現一個(gè)東西條。

切換到“指令”標簽中，選中“類(lèi)別”下面的“宏”，將“指令”下面的“自定義按鈕”項拖到“專(zhuān)業(yè)符號”欄上(有多少個(gè)特別符號就拖多少個(gè)按鈕)。

3.選中其間一個(gè)“自定義按鈕”，模仿第2個(gè)秘技的第1點(diǎn)對它們進(jìn)行命名。

4.右擊某個(gè)命名后的按鈕，在隨后彈出的便利菜單中，選“指定宏”選項，翻開(kāi)“指定宏”對話(huà)框，選中相應的宏(如fuhao1等)，斷定退出。

重復此步操作，將按鈕與相應的宏鏈接起來(lái)。

5.封閉“自定義”對話(huà)框，今后能夠像運用一般東西欄相同，運用“專(zhuān)業(yè)符號”東西欄，向單元格中快速輸入專(zhuān)業(yè)符號了。

五、用“視面管理器”保存多個(gè)打印頁(yè)面

有的作業(yè)表，常常需求打印其間不同的區域，用“視面管理器”吧。

1.翻開(kāi)需求打印的作業(yè)表，用鼠標在不需求打印的行(或列)標上遷延，選中它們再右擊鼠標，在隨后呈現的便利菜單中，選“躲藏”選項，將不需求打印的行(或列)躲藏起來(lái)。

2.履行“視圖→視面管理器”指令，翻開(kāi)“視面管理器”對話(huà)框，單擊“增加”按鈕，彈出“增加視面”對話(huà)框，輸入一個(gè)稱(chēng)號(如“上報表”)后，單擊“斷定”按鈕。

3.將躲藏的行(或列)顯現出來(lái)，并重復上述操作，“增加”好其它的打印視面。

4.今后需求打印某種表格時(shí)，翻開(kāi)“視面管理器”，選中需求打印的表格稱(chēng)號，單擊“顯現”按鈕，作業(yè)表立刻按事前設定好的界面顯現出來(lái)，簡(jiǎn)略設置、排版一下，按下東西欄上的“打印”按鈕，悉數就OK了。

六、讓數據按需排序

假如你要將職工按其地點(diǎn)的部分進(jìn)行排序，這些部分稱(chēng)號既的有關(guān)信息不是按拼音次序，也不是按筆畫(huà)次序，怎么辦?可采用自定義序列來(lái)排序。

1.履行“格局→選項”指令，翻開(kāi)“選項”對話(huà)框，進(jìn)入“自定義序列”標簽中，在“輸入序列”下面的方框中輸入部分排序的序列(如“機關(guān),車(chē)隊,一車(chē)間,二車(chē)間,三車(chē)間”等)，單擊“增加”和“斷定”按鈕退出。

2.選中“部分”列中恣意一個(gè)單元格，履行“數據→排序”指令，翻開(kāi)“排序”對話(huà)框，單擊“選項”按鈕，彈出“排序選項”對話(huà)框，按其間的下拉按鈕，選中方才自定義的序列，按兩次“斷定”按鈕回來(lái)，一切數據就按要求進(jìn)行了排序。

七、把數據完全躲藏起來(lái)

作業(yè)表部分單元格中的內容不想讓閱讀者查閱，只好將它躲藏起來(lái)了。

1.選中需求躲藏內容的單元格(區域)，履行“格局→單元格”指令，翻開(kāi)“單元格格局”對話(huà)框，在“數字”標簽的“分類(lèi)”下面選中“自定義”選項，然后在右邊“類(lèi)型”下面的方框中輸入“；；；”(三個(gè)英文狀態(tài)下的分號)。

2.再切換到“維護”標簽下，選中其間的“躲藏”選項，按“斷定”按鈕退出。

3.履行“東西→維護→維護作業(yè)表”指令，翻開(kāi)“維護作業(yè)表”對話(huà)框，設置好暗碼后，“斷定”回來(lái)。

經(jīng)過(guò)這樣的設置今后，上述單元格中的內容不再顯現出來(lái)，就是運用Excel的通明功用也不能讓其現形。

提示：在“維護”標簽下，請不要鏟除“斷定”前面復選框中的“∨”號，這樣能夠避免他人刪去你躲藏起來(lái)的數據。

八、讓中、英文輸入法智能化地呈現

在修改表格時(shí)，有的單元格中要輸入英文，有的單元格中要輸入中文，重復切換輸入法真實(shí)不便利，何不設置一下，讓輸入法智能化地調整呢?

選中需求輸入中文的單元格區域，履行“數據→有效性”指令，翻開(kāi)“數據有效性”對話(huà)框，切換到“輸入法形式”標簽下，按“形式”右側的下拉按鈕，選中“翻開(kāi)”選項后，“斷定”退出。

今后當選中需求輸入中文的單元格區域中恣意一個(gè)單元格時(shí)，中文輸入法(輸入法列表中的第1個(gè)中文輸入法)主動(dòng)翻開(kāi)，當選中其它單元格時(shí)，中文輸入法主動(dòng)封閉。

九、讓“主動(dòng)更正”輸入一致的文本

你是不是常常為輸入某些固定的文本，如《電腦報》而煩惱呢?那就往下看吧。

1.履行“東西→主動(dòng)更正”指令，翻開(kāi)“主動(dòng)更正”對話(huà)框。

2.在“替換”下面的方框中輸入“pcw”(也能夠是其他字符，“pcw”用小寫(xiě))，在“替換為”下面的方框中輸入“《電腦報》”，再單擊“增加”和“斷定”按鈕。

3.今后假如需求輸入上述文本時(shí)，只需輸入“pcw”字符?此刻能夠不考慮“pcw”的巨細寫(xiě)?，然后承認一下就成了。

十、在Excel中自定義函數

Excel函數雖然豐厚，但并不能滿(mǎn)意咱們的一切需求。咱們能夠自定義一個(gè)函數，來(lái)完結一些特定的運算。下面，咱們就來(lái)自定義一個(gè)核算梯形面積的函數：

1.履行“東西→宏→Visual Basic修改器”菜單指令(或按“Alt+F11”便利鍵)，翻開(kāi)Visual Basic修改窗口。

2.在窗口中，履行“刺進(jìn)→模塊”菜單指令，刺進(jìn)一個(gè)新的模塊——模塊1。

3.在右邊的“代碼窗口”中輸入以下代碼：

Function V(a,b,h)V = h*(a+b)/2End Function

4.封閉窗口，自定義函數完結。

今后能夠像運用內置函數相同運用自定義函數。

提示：用上面辦法自定義的函數一般只能在相應的作業(yè)簿中運用。

十一、表頭下面襯張圖片

為作業(yè)表增加的布景，是襯在整個(gè)作業(yè)表下面的，能不能只襯在表頭下面呢?

1.履行“格局→作業(yè)表→布景”指令，翻開(kāi)“作業(yè)表布景”對話(huà)框，選中需求作為布景的圖片后，按下“刺進(jìn)”按鈕，將圖片襯于整個(gè)作業(yè)表下面。

2.在按住Ctrl鍵的一同，用鼠標在不需求襯圖片的單元格(區域)中遷延，一同選中這些單元格(區域)。

3.按“格局”東西欄上的“填充色彩”右側的下拉按鈕，在隨后呈現的“調色板”中，選中“白色”。經(jīng)過(guò)這樣的設置今后，留下的單元格下面襯上了圖片，而上述選中的單元格(區域)下面就沒(méi)有襯圖片了(其實(shí)，是圖片被“白色”遮蓋了)。

提示?襯在單元格下面的圖片是不支撐打印的。

十二、用連字符“&”來(lái)兼并文本

假如咱們想將多列的內容兼并到一列中，不需求運用函數，一個(gè)小小的連字符“&”就能將它搞定(此處假定將B、C、D列兼并到一列中)。

1.在D列后邊刺進(jìn)兩個(gè)空列(E、F列)，然后在D1單元格中輸入公式：=B1&C1&D1。

2.再次選中D1單元格，用“填充柄”將上述公式仿制到D列下面的單元格中，B、C、D列的內容即被兼并到E列對應的單元格中。

3.選中E列，履行“仿制”操作，然后選中F列，履行“修改→挑選性張貼”指令，翻開(kāi)“挑選性張貼”對話(huà)框，選中其間的“數值”選項，按下“斷定”按鈕，E列的內容(不是公式)即被仿制到F列中。

4.將B、C、D、E列刪去，完結兼并作業(yè)。

提示：完結第1、2步的操作，兼并作用現已完結，但此刻假如刪去B、C、D列，公式會(huì )呈現過(guò)錯。故須進(jìn)行第3步操作，將公式變換為不變的“值”。

生成果條

常有朋友問(wèn)“怎么打印成果條”這樣的問(wèn)題，有不少人采納錄制宏或VBA的辦法來(lái)完結，這關(guān)于初學(xué)者來(lái)說(shuō)有必定難度。出于此種考慮，我在這里給出一種用函數完結的簡(jiǎn)潔辦法。

此處假定學(xué)生成果保存在Sheet1作業(yè)表的A1至G64單元格區域中，其間第1行為標題，第2行為學(xué)科稱(chēng)號。

1.切換到Sheet2作業(yè)表中，選中A1單元格，輸入公式：=IF(MOD(ROW()，3)=0，″″，IF(0MOD?ROW()，3(=1，sheet1！Aū，INDEX(sheet1！$A：$G，INT(((ROW()+4)/3)+1)，COLUMN())))。

2.再次選中A1單元格，用“填充柄”將上述公式仿制到B1至G1單元格中；然后，再一同選中A1至G1單元格區域，用“填充柄”將上述公式仿制到A2至G185單元格中。

至此，成果條根本成型，下面簡(jiǎn)略潤飾一下。

3.調整好行高和列寬后，一同選中A1至G2單元格區域(第1位學(xué)生的成果條區域)，按“格局”東西欄“邊框”右側的下拉按鈕，在隨后呈現的邊框列表中，選中“一切框線(xiàn)”選項，為選中的區域增加邊框(假如不需求邊框，能夠不進(jìn)行此步及下面的操作)。

4.一同選中A1至G3單元格區域，點(diǎn)擊“常用”東西欄上的“格局刷”按鈕，然后按住鼠標左鍵，自A4遷延至G186單元格區域，為一切的成果條增加邊框。

按“打印”按鈕，即可將成果條打印出來(lái)。

十四、Excel幫你選函數

在用函數處理數據時(shí)，常常不知道運用什么函數比較適宜。Excel的“查找函數”功用能夠幫你縮小規模，挑選出適宜的函數。

履行“刺進(jìn)→函數”指令，翻開(kāi)“刺進(jìn)函數”對話(huà)框，在“查找函數”下面的方框中輸入要求(如“計數”)，然后單擊“轉到”按鈕，體系立刻將與“計數”有關(guān)的函數挑選出來(lái)，并顯現在“挑選函數”下面的列表框中。再結合查看相關(guān)的幫助文件，即可快速斷定所需求的函數。

十五、一同查看不同作業(yè)表中多個(gè)單元格內的數據

有時(shí)，咱們修改某個(gè)作業(yè)表(Sheet1)時(shí)，需求查看其它作業(yè)表中(Sheet2、Sheet3……)某個(gè)單元格的內容，能夠運用Excel的“監督窗口”功用來(lái)完結。

履行“視圖→東西欄→監督窗口”指令，翻開(kāi)“監督窗口”，單擊其間的“增加監督”按鈕，翻開(kāi)“增加監督點(diǎn)”對話(huà)框，用鼠標選中需求查看的單元格后，再單擊“增加”按鈕。重復前述操作，增加其它“監督點(diǎn)”。

今后，不管在哪個(gè)作業(yè)表中，只需翻開(kāi)“監督窗口”，即可查看一切被監督點(diǎn)單元格內的數據和相關(guān)信息。

十六、為單元格快速畫(huà)邊框

在Excel 2002曾經(jīng)的版別中，為單元格區域增加邊框的操作比較費事，Excel 2002對此功用進(jìn)行了全新的拓寬。

單擊“格局”東西欄上“邊框”右側的下拉按鈕，在隨后彈出的下拉列表中，選“繪圖邊框”選項，或許履行“視圖→東西欄→邊框”指令，翻開(kāi)“邊框”東西欄。

單擊東西欄最左邊的下拉按鈕，選中一種邊框款式，然后在需求增加邊框的單元格區域中遷延，即可為相應的單元格區域快速畫(huà)上邊框。

提示：①假如畫(huà)錯了邊框，不要緊，選中東西欄上的“擦除邊框”按鈕，然后在過(guò)錯的邊框上遷延一下，就能夠鏟除去過(guò)錯的邊框。②假如需求畫(huà)出不同色彩的邊框，能夠先按東西欄右側的“線(xiàn)條色彩”按鈕，在隨后彈出的調色板中選中需求的色彩后，再畫(huà)邊框即可。③這一功用還能夠在單元格中畫(huà)上對角的斜線(xiàn)。

十七、操控特定單元格輸入文本的長(cháng)度

你能幻想當你在該輸入四位數的單元格中卻填入了一個(gè)兩位數，或許在該輸入文字的單元格中你卻輸入了數字的時(shí)分，Excel就能主動(dòng)判別、即時(shí)剖析并彈出正告，那該多好啊!要完結這一功用，對Excel來(lái)說(shuō)，也并不難。

例如咱們將光標定位到一個(gè)掛號“年份”的單元格中，為了輸入的一致和核算的便利，咱們期望“年份”都用一個(gè)四位數來(lái)表明。所以，咱們能夠單擊“數據”菜單的“有效性”選項。在“設置”卡片“有效性條件”的“答應”下拉菜單中挑選“文本長(cháng)度”。然后在“數據”下拉菜單中挑選“等于”，且“長(cháng)度”為“4”。一同，咱們再來(lái)到“犯錯正告”卡片中，將“輸入無(wú)效數據時(shí)顯現的犯錯正告”設為“中止”，并在“標題”和“過(guò)錯信息”欄中別離填入“輸入文本不合法!”和“請輸入四位數年份?！弊謽?。

很顯然，當假如有人在該單元格中輸入的不是一個(gè)四位數時(shí)，Excel就會(huì )彈出示的正告對話(huà)框，通知你犯錯原因，并直到你輸入了正確“款式”的數值后方可持續錄入。奇特吧?其實(shí)，在Excel的“數據有效性”判別中，還有許多特別類(lèi)型的數據格局可選，比方“文本類(lèi)型”啊，“序列巨細”啊，“時(shí)刻遠近”啊，如你有愛(ài)好，何不自作主張，自己規劃一種檢測規范，讓你的Excel展示出異乎尋常的光榮呢。

十八、成組填充多張表格的固定單元格

咱們知道每次翻開(kāi)Excel，軟件總是默許翻開(kāi)多張作業(yè)表。由此就可看出Excel除了具有強壯的單張表格的處理才能，更適合在多張彼此相關(guān)的表格中和諧作業(yè)。要和諧相關(guān)，當然首要就需求同步輸入。因而，在許多狀況下，都會(huì )需求一同在多張表格的相同單元格中輸入相同的內容。

那么怎么對表格進(jìn)行成組修改呢?首要咱們單擊第一個(gè)作業(yè)表的標簽名“Sheet1”，然后按住Shift鍵，單擊最終一張表格的標簽名“Sheet3”(假如咱們想相關(guān)的表格不在一同，能夠按住Ctrl鍵進(jìn)行點(diǎn)選)。此刻，咱們看到Excel的標題欄上的稱(chēng)號呈現了“作業(yè)組”字樣，咱們就能夠進(jìn)行對作業(yè)組的修改作業(yè)了。在需求一次輸入多張表格內容的單元格中隨意寫(xiě)點(diǎn)什么，咱們發(fā)現，“作業(yè)組”中一切表格的同一方位都顯現出相應內容了。

可是，僅僅同步輸入是遠遠不行的。比方，咱們需求將多張表格中相同方位的數據一致改動(dòng)格局該怎么辦呢?首要，咱們得改動(dòng)第一張表格的數據格局，再單擊“修改”菜單的“填充”選項，然后在其子菜單中挑選“至同組作業(yè)表”。這時(shí)，Excel會(huì )彈出“填充成組作業(yè)表”的對話(huà)框，在這里咱們挑選“格局”一項，點(diǎn)“斷定”后，同組中一切表格該方位的數據格局都改動(dòng)了。

十九、改動(dòng)文本的巨細寫(xiě)

在Excel中，為表格處理和數據運算供給最強壯支撐的不是公式，也不是數據庫，而是函數。不要認為Excel中的函數僅僅針對數字，其實(shí)只需是寫(xiě)進(jìn)表格中的內容，Excel都有對它修改的特別函數。例如改動(dòng)文本的巨細寫(xiě)。

在Excel 2002中，至少供給了三種有關(guān)文本巨細寫(xiě)變換的函數。它們別離是：“=UPPER(源數據格)”，將文本悉數變換為大寫(xiě)；“=LOWER(源數據格)”，將文本悉數變換成小寫(xiě)；“=PROPER(源數據格)”，將文本變換成“恰當”的巨細寫(xiě)，如讓每個(gè)單詞的首字母為大寫(xiě)等。例如，咱們在一張表格的A1單元格中輸入小寫(xiě)的“excel”，然后在方針單元格中輸入“=UPPER(A1)”，回車(chē)后得到的成果將會(huì )是“EXCEL”。相同，假如咱們在A(yíng)3單元格中輸入“mr.weiwei”，然后咱們在方針單元格中輸入“=PROPER(A3)”，那么咱們得到的成果就將是“Mr.Weiwei”了。

二十、提取字符串中的特定字符

除了直接輸入外，從已存在的單元格內容中提取特定字符輸入，肯定是一種省時(shí)又省勁的辦法，特別是對一些款式相同的信息更是如此，比方職工名單、原籍等信息。

假如咱們想快速從A4單元格中提取稱(chēng)謂的話(huà)，最好運用“=RIGHt(源數據格，提取的字符數)”函數，它表明“從A4單元格最右側的字符開(kāi)端提取2個(gè)字符”輸入到此方位。當然，假如你想提取名字的話(huà)，則要運用“=LEFt(源數據格，提取的字符數)”函數了。還有一種狀況，咱們不從左右兩頭開(kāi)端，而是直接從數據中心提取幾個(gè)字符。比方咱們要想從A5單元格中提取“武漢”兩個(gè)字時(shí)，就只須在方針單元格中輸入“=MId(A5,4,2)”就能夠了。意思是：在A(yíng)5單元格中提取第4個(gè)字符后的兩個(gè)字符，也就是第4和第5兩個(gè)字。

二十一、把基數詞變換成序數詞 將英文的基數詞變換成序數詞是一個(gè)比較雜亂的問(wèn)題。由于它沒(méi)有一個(gè)非常固定的形式：大多數的數字在變成序數詞都是運用的“th”后綴，但大凡是以“1”、“2”、“3”結束的數字卻別離是以“st”、“nd”和“rd”結束的。而且，“11”、“12”、“13”這3個(gè)數字又不相同，它們卻依然是以“th”結束的。因而，完結起來(lái)好像很雜亂。其實(shí)，只需咱們理清思路，找準函數，只須編寫(xiě)一個(gè)公式，就可輕松變換了。不信，請看：“=A2&IF(OR(VALUE(RIGHt(A2,2))={11,12,13}),″th″,IF(OR(VALUE(RIGHt(A2))={1,2,3,},CHOOSE(RIGHt(A2),″st″,″nd″,″rd″),″th″))”。該公式雖然一長(cháng)串，不過(guò)意義卻很清晰：①假如數字是以“11”、“12”、“13”結束的，則加上“th”后綴；②假如第1準則無(wú)效，則查看最終一個(gè)數字，以“1”結束運用“st”、以“2”結束運用“nd”、以“3”結束運用“rd”；③假如第1、2準則都無(wú)效，那么就用“th”。因而，基數詞和序數詞的變換完結得如此輕松和便利。

二十二、用特別符號補齊位數

和財政打過(guò)交道的人都知道，在賬面填充時(shí)有一種約定俗成的“安全填寫(xiě)法”，那就是將金額中的空位補齊，或許在金錢(qián)數據的前面加上“$”之類(lèi)的符號。其實(shí)，在Excel中也有相似的輸入辦法，那就是“REPT”函數。它的根本格局是“=REPT(“特別符號”，填充位數)”。

比方，咱們要在中A2單元格里的數字結束處用“#”號填充至16位，就只須將公式改為“=(A2&REPT(″#″,16-LEN(A2)))”即可；假如咱們要將A3單元格中的數字從左邊用“#”號填充至16位，就要改為“=REPT(″#″,16-LEN(A3)))&A3”；別的，假如咱們想用“#”號將A4中的數值從兩邊填充，則需求改為“=REPT(″#″,8-LEN(A4)/2)&A4&REPT(″#″)8-LEN(A4)/2)”；假如你還嫌不行專(zhuān)業(yè)，要在A(yíng)5單元格數字的頂頭加上“$”符號的話(huà)，那就改為：“=(TEXT(A5,″$#,##0.00″(&REPT(″#″,16-LEN(TEXT(A5,″$#,##0.00″))))”，必定能滿(mǎn)意你的要求。

二十三、創(chuàng )立文本直方圖

除了重復輸入之外，“REPT”函數另一項衍生使用就是能夠直接在作業(yè)表中創(chuàng )立由純文本組成的直方圖。它的原理也很簡(jiǎn)略，就是運用特別符號的智能重復，依照指定單元格中的核算成果表現出犬牙交錯的比較作用。

比方咱們首要制造一張年度出入平衡表，然后將“E列”作為直方圖中“預算內”月份的顯現區，將“G列”則作為直方圖中“超預算”的顯現區。然后依據表中已有成果“D列”的數值，用“Wingdings”字體的“N”字符表現出來(lái)。具體步驟如下：

在E3單元格中寫(xiě)入公式“=IF(D30,REPT(″n″,ROUND(D3*100,0)),″″)”，也拖動(dòng)填充柄至G14。咱們看到，一個(gè)沒(méi)有動(dòng)用Excel圖表功用的純文本直方圖已展示眼前，便利直觀(guān)，簡(jiǎn)略明了。

二十四、核算單元格中的總字數

有時(shí)分，咱們可能對某個(gè)單元格中字符的數量感愛(ài)好，需求核算單元格中的總字數。要處理這個(gè)問(wèn)題，除了運用到“SUBSTITUTE”函數的虛擬核算外，還要動(dòng)用“TRIM”函數來(lái)刪去空格。比方現在A(yíng)1單元格中輸入有“how many words?”字樣，那么咱們就能夠用如下的表達式來(lái)幫助：

“=IF(LEN(A1)=0,0,LEN(TRIm(A1))-LEN(SUBSTITUTE(TRIm(A1),″,″,″″))+1)”

該式的意義是先用“SUBSTITUTE”函數創(chuàng )立一個(gè)新字符串，而且運用“TRIM”函數刪去其間字符間的空格，然后核算此字符串和原字符串的數位差，然后得出“空格”的數量，最終將空格數+1，就得出單元格中字符的數量了。

二十五、關(guān)于歐元的變換

這是Excel 2002中的新東西。假如你在裝置Excel 2002時(shí)挑選的是默許方法，那么很可能不能在“東西”菜單中找到它。不過(guò)，咱們能夠先挑選“東西”菜單中的“加載宏”，然后在彈出窗口中勾選“歐元東西”選項，“斷定”后Excel 2002就會(huì )自行裝置了。

完結后咱們再次翻開(kāi)“東西”菜單，單擊“歐元變換”，一個(gè)獨立的專(zhuān)門(mén)用于歐元和歐盟成員國錢(qián)銀變換的窗口就呈現了。與Excel的其他函數窗口相同，咱們能夠經(jīng)過(guò)鼠標設置錢(qián)銀變換的“源區域”和“方針區域”，然后再挑選變換前后的不同幣種即可。所示的就是“100歐元”別離變換成歐盟成員國其他錢(qián)銀的比價(jià)一覽表。當然，為了使歐元的顯現更顯專(zhuān)業(yè)，咱們還能夠點(diǎn)擊Excel東西欄上的“歐元”按鈕，這樣一切變換后的錢(qián)銀數值都是歐元的款式了。